Dosen adalah sosok yang sibuk dengan berbagai tanggung jawab akademik, mulai dari mengajar, meneliti, hingga membimbing banyak mahasiswa sekaligus. Oleh karena itu, menghubungi mereka harus dilakukan dengan cara yang sopan, jelas, dan efisien.
Tak jarang, melakukan komunikasi dengan dosen pembimbing sering kali menjadi tantangan bagi sebagian mahasiswa. Tak sedikit dari mereka yang merasa canggung, takut, atau bahkan bingung harus berkata apa ketika mengirim pesan.
Padahal, komunikasi yang baik dengan dosen sangat penting, terutama bagi mahasiswa yang sedang menyusun skripsi, tesis, revisian, dan tanda tangan penting terkait proyek akademik penting lainnya.
Jika kamu bisa menulis pesan dengan baik, dosen akan lebih mudah memahami maksudmu dan kemungkinan besar akan memberikan respon yang lebih cepat serta membantu permasalahan yang kamu hadapi.
Beberapa alasan mengapa kamu harus belajar cara chat dosen dengan benar:
✅ Meningkatkan kesan profesionalisme dan kesopanan
✅ Memudahkan dosen memahami kebutuhanmu
✅ Menghindari pesan diabaikan karena kurang jelas atau tidak sopan
✅ Meningkatkan peluang mendapatkan bimbingan yang maksimal
Nah, maka dari itu, supaya pesan chatmu lebih jelas, sopan, dan mendapatkan respons yang cepat dari dosen, simak panduan lengkap ini tentang cara chat dosen pembimbing yang baik dan benar!
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Chat Dosen
Sebelum mengetik pesan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar chat yang kamu kirim lebih efektif:
a) Gunakan Platform yang Tepat
Beberapa dosen lebih nyaman dihubungi melalui email, sementara yang lain bisa dihubungi via WhatsApp atau Telegram.
Jika tidak yakin, cari tahu terlebih dahulu dari teman atau tanyakan langsung kepada dosen mengenai platform komunikasi yang mereka preferensikan. Agar lebih nyaman, kamu bisa menanyakannya secara langsung setelah kelasnya selesai.
b) Perhatikan Waktu yang Tepat
Hindari mengirim pesan di luar jam kerja, kecuali dalam keadaan mendesak. Waktu yang paling tepat untuk menghubungi dosen adalah pada hari kerja, mulai dari pagi hingga sore hari.
Mengirim pesan di luar waktu tersebut bisa mengganggu waktu istirahat atau kesibukan mereka. Oleh karena itu, pastikan Anda memilih waktu yang tepat agar komunikasi tetap sopan dan efektif.
c) Pastikan Pesanmu Sudah Jelas dan Padat
Dosen tidak punya banyak waktu untuk membaca chat yang terlalu panjang atau bertele-tele. Pastikan pesan yang kamu kirim langsung ke inti permasalahan, tetapi tetap sopan dan lengkap.
d) Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan
Meskipun kamu merasa akrab dengan dosen, tetap gunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari bahasa santai atau singkatan seperti “Bpk/Ibu dmn?” atau “Pak/Bu, gw butuh bimbingan nih.”
Format Chat yang Baik Saat Menghubungi Dosen Pembimbing
Agar pesanmu mudah dipahami, gunakan format berikut:
1. Sapaan Awal yang Sopan
Mulailah dengan menyapa dosen dengan hormat. Misalnya:
“Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen]. Semoga Bapak/Ibu dalam keadaan sehat.”
Jika kamu tidak tahu apakah dosen sedang sibuk atau tidak, tambahkan kalimat seperti:
“Mohon maaf mengganggu waktunya, Pak/Bu.”
2. Perkenalkan Diri
Dosen membimbing banyak mahasiswa, jadi pastikan kamu menyebutkan identitasmu dengan jelas:
- Nama lengkap
- NIM (jika diperlukan)
- Program studi atau kelas
Contoh:
“Perkenalkan, saya Rina Permata (NIM 123456) dari Prodi Ilmu Komunikasi, mahasiswa bimbingan Bapak/Ibu untuk skripsi.”
3. Sampaikan Maksud dengan Jelas
Setelah perkenalan, langsung jelaskan tujuanmu menghubungi dosen. Hindari basa-basi yang terlalu panjang.
Contoh:
“Saya ingin mengajukan bimbingan untuk membahas revisi bab 2 skripsi saya. Apakah Bapak/Ibu memiliki waktu luang dalam minggu ini?”
Jika kamu ingin menanyakan sesuatu, tuliskan pertanyaan secara spesifik:
“Saya mengalami kesulitan dalam mencari referensi terkait teori X. Apakah Bapak/Ibu bisa memberikan arahan?”
4. Ucapkan Terima Kasih
Sebagai bentuk kesopanan, selalu akhiri pesan dengan ungkapan terima kasih.
“Terima kasih atas waktunya, Pak/Bu. Mohon maaf jika mengganggu. Saya menunggu arahan lebih lanjut dari Bapak/Ibu.”
Contoh Chat Dosen Pembimbing yang Baik dan Benar
Pastinya banyak dari kalian yang bingung kan tentang bagaimana contoh ataupun cara chat dosen pembimbing yang baik dan benar, dengan harap-harap besar akan direspon cepat.
Nah, bagi kalian, khususnya para mahasiswa yang pertama kali akan menghubungi dosen pembimbing, maupun mahasiswa yang sedang mengadakan proyek akhir perkuliahan, beberapa contoh di bawah ini akan membantumu untuk memikirkan kalimat atau text yang benar sesuai kebutuhanmu.
Contoh 1: Chat Dopem Meminta Jadwal Bimbingan
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Semoga Bapak/Ibu selalu sehat.Perkenalkan, saya [Nama Mahasiswa] (NIM: 123456) dari Prodi [Nama Prodi].
Saya ingin mengajukan jadwal bimbingan untuk membahas revisi skripsi saya, khususnya pada bab 3. Apakah Bapak/Ibu memiliki waktu luang dalam minggu ini?Mohon arahan dari Bapak/Ibu. Terima kasih banyak atas perhatiannya.
Contoh 2: Chat Dosen Pembimbing Menanyakan Materi atau Referensi
Selamat pagi, Ibu/Bapak [Nama Dosen].
Semoga hari ini menyenangkan untuk Bapak/Ibu.Saya [Nama Mahasiswa], mahasiswa bimbingan Bapak/Ibu. Saat ini saya sedang mencari referensi terkait teori X untuk penelitian saya, tetapi masih mengalami kesulitan dalam menemukan sumber yang tepat.
Apakah Bapak/Ibu bisa memberikan rekomendasi jurnal atau buku yang relevan?
Terima kasih sebelumnya, Pak/Bu. Saya sangat menghargai bantuannya.
Contoh 3: Cara Chat Dosen Pembimbing untuk Pertama Kali
Jika ini pertama kalinya kamu menghubungi dosen, penting untuk memperkenalkan diri dengan jelas.
📌 Contoh Chat:
Selamat siang, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Perkenalkan, saya [Nama Mahasiswa] (NIM: 123456) dari Program Studi [Nama Prodi].Saya adalah mahasiswa yang terdaftar di bawah bimbingan Bapak/Ibu untuk skripsi. Saya ingin menanyakan prosedur bimbingan serta arahan dari Bapak/Ibu terkait penelitian saya.
Mohon izin untuk berdiskusi lebih lanjut, apakah ada waktu luang dalam minggu ini untuk pertemuan atau bimbingan online?
Terima kasih banyak atas perhatian Bapak/Ibu. Saya menunggu arahan selanjutnya.
Contoh 4: Cara Chat Dosen Pembimbing Akademik untuk Persetujuan KRS
Saat mengajukan persetujuan KRS, pastikan pesannya langsung ke inti agar dosen bisa memprosesnya dengan cepat.
📌 Contoh Chat:
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Saya [Nama Mahasiswa] (NIM: 123456) dari Program Studi [Nama Prodi]. Saya ingin meminta persetujuan KRS untuk semester ini.
Berikut adalah mata kuliah yang saya ambil:
[Mata Kuliah 1]
[Mata Kuliah 2]
[Mata Kuliah 3]
Mohon izin untuk memeriksa dan menyetujui KRS saya jika sudah sesuai. Jika ada hal yang perlu diperbaiki, mohon arahannya.
Terima kasih banyak, Pak/Bu.
Contoh 5: Cara Chat Dosen Pembimbing untuk Revisi
Saat meminta revisi, sebaiknya tuliskan bagian mana yang perlu diperiksa dan sertakan dokumen jika diperlukan.
📌 Contoh Chat:
Selamat sore, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Saya [Nama Mahasiswa] (NIM: 123456), mahasiswa bimbingan Bapak/Ibu. Saya telah melakukan revisi berdasarkan masukan dari pertemuan terakhir, khususnya pada bagian metode penelitian.
Saya sudah mengirimkan file revisi ke email Bapak/Ibu. Mohon kesediaannya untuk memeriksa dan memberikan masukan jika masih ada yang perlu diperbaiki.
Terima kasih atas waktunya, Pak/Bu.
Contoh 6: Cara Chat Dosen Pembimbing untuk Meminta Tanda Tangan
Jika kamu membutuhkan tanda tangan dosen, pastikan kamu menjelaskan dokumen apa yang perlu ditandatangani dan apakah perlu bertemu langsung atau bisa dilakukan secara digital.
📌 Contoh Chat:
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Dosen].
Saya [Nama Mahasiswa] (NIM: 123456), mahasiswa bimbingan Bapak/Ibu. Saya ingin meminta tanda tangan untuk [jenis dokumen, misalnya: lembar persetujuan skripsi].
Apakah saya bisa mengirimkan dokumen secara digital melalui email, atau saya perlu datang langsung ke kantor Bapak/Ibu untuk tanda tangan? Mohon arahan dari Bapak/Ibu.
Terima kasih banyak atas bantuannya.
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Chat Dosen
🔴 Menggunakan bahasa yang terlalu santai
❌ “Pak, ada waktu buat bimbingan nggak? Gw bingung nih.”
✅ “Selamat siang, Pak. Saya ingin mengajukan jadwal bimbingan. Apakah Bapak ada waktu?”
🔴 Terlalu banyak basa-basi tanpa tujuan jelas
❌ “Halo Pak, apa kabar? Saya sebenarnya mau tanya sesuatu, tapi takut ganggu.”
✅ “Selamat sore, Pak. Saya ingin menanyakan tentang metode penelitian dalam skripsi saya.”
🔴 Chat di luar jam wajar
❌ Mengirim pesan jam 11 malam atau subuh
✅ Kirim pesan di jam kerja, misalnya antara pukul 08.00 – 17.00
🔴 Mengirim pesan terlalu panjang tanpa paragraf
❌ Chat panjang tanpa pemisah bisa membingungkan dosen
✅ Gunakan paragraf agar lebih mudah dibaca
6. Tips Agar Dosen Merespons Pesanmu dengan Cepat
Pertama, saat ingin chat dengan dosen pembimbing, gunakan kalimat yang jelas dan langsung ke inti. Karena seorang dosen umumnya tidak suka basa-basi dari chat, berbeda dengan ketika bertemu langsung.
Kedua, jangan pernah lakukan spam atau mengirim ulang pesan dalam waktu singkat. Apalagi kalau kamu sampai kirim “p” doang, jangan ya. Mendapat pesan spam dari orang lain saja dapat membuat kita sendiri jengkel, apalagi seorang dosen yang punya jadwal yang padat.
Lalu ketiga, gunakan subjek yang jelas kalau mengirim email. Jangan pula subjeknya kosong, sudah pasti emailmu akan dikesampingkan karena dianggap tidak penting dan tidak profesional. Di sini lah kamu belajar bahwa mengirim email itu harus secara profesional.
Kemudian yang ke-empat adalah selalu bersikap sopan dan menghargai waktu dosen. Jangan lupa untuk selalu memperhatikan etika saat menghubungi dosen. Kalau kamu bikin janji jam sekian, berarti kamu harus datang tepat waktu, Jangan pula kamu yang ditungguin. Upayakan untuk datang lebih awal, agar semuanya tidak terasa terburu-buru.
Yang terakhir, kalau belum dapat balasan dari dosen pembimbing, tunggulah satu hingga dua hari sebelum kamu kirim follow-up. Selalu positif thinking ya. Jangan diburu-buru, biarkan dosen membalasnya.
Nah, kalau tak kunjung dibalas, maka kamu harus menjumpai dosen pembimbing secara langsung di kampus. Cari tahu kapan dan di mana jadwal dosen pembimbingmu mengajar di kampus. Kamu bisa bertanya ke bagian staff di kampus yang mengurus bidang roster atau langsung dari Kaprodi. Jangan sungkan untuk bertanya, atau kamu akan ketinggalan segalanya.
Kesimpulan
Chat dengan dosen pembimbing memang membutuhkan kesopanan dan kejelasan agar komunikasi berjalan lancar. Dengan menggunakan format yang tepat, menghindari kesalahan umum, dan memperhatikan waktu yang sopan, kamu bisa mendapatkan respons yang lebih baik dari dosen.
Semoga panduan ini membantumu dalam berkomunikasi lebih baik dengan dosen pembimbing!
Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk bertanya. Selamat berjuang!
